Procedura naboru

PROCEDURA NABORU NA STANOWISKA W SŁUŻBIE CYWILNEJ

W WOJEWÓDZKIM INSPEKTORACIE INSPEKCJI HANDLOWEJ W OPOLU

Procedura zapewnia obiektywizm w procesie naboru i określa szczegółowe zasady przeprowadzania naboru na stanowiska w służbie cywilnej, zwanego dalej „naborem”, w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Opolu, zwanym dalej „WIIH”, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1691 z późn. zm.) Zarządzeniem nr 6 Szefa Służby Cywilnej z dnia
12 marca 2020 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej oraz z zarządzeniem nr 7 Szefa Służby Cywilnej z dnia 16 grudnia 2020 r. zmieniające zarządzenie w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. Nabór do służby cywilnej jest otwarty i konkurencyjny.

§ 1.

1. Decyzję o rozpoczęciu naboru podejmuje Opolski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej, zwany dalej „wojewódzkim inspektorem”. Wojewódzki inspektor może podjąć decyzję z własnej inicjatywy lub na wniosek kierującego komórką organizacyjną, w której zaistniało wolne stanowisko pracy.
2. Naczelnik wydziału lub główny księgowy składa do wojewódzkiego inspektora wniosek o wyrażenie zgody na rozpoczęcie naboru wraz z uzasadnieniem.
3. Obligatoryjnymi etapami naboru jest weryfikacja formalna ofert, test wiedzy oraz rozmowa kwalifikacyjna. Dodatkowo w przypadku naborów na stanowiska, na których kieruje się pracownikami obligatoryjnie bada się kompetencje kierownicze.
4. Warunkiem ukończenia z wynikiem pozytywnym poszczególnych etapów naboru jest uzyskanie co najmniej 50 % maksymalnej możliwej do zdobycia liczby punktów, zwiększonej o 1 punkt, zgodnie z niżej przedstawionym wzorem gdzie „m” oznacza maksymalną możliwą do osiągnięcia liczbę punktów: „x = m 50% + 1”.
5. W celu wyrównania szans w naborze, dla osób ze szczególnymi potrzebami:
   1. umożliwia się korzystanie z własnych urządzeń i rozwiązań wspomagających ich pracę (np. pomoc asystenta lub trenera pracy);
   2. dostosowuje się materiały używane podczas naboru do ich potrzeb (np. większa czcionka w materiałach drukowanych);
   3. zwiększa się czas poszczególnych metod i technik adekwatnie do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami.

§ 2.

1. W przypadku wyrażenia zgody przez wojewódzkiego inspektora na uruchomienie naboru, treść informacji o naborze ustala naczelnik danego wydziału lub główny księgowy na podstawie opisu stanowiska pracy pod kątem zawartych w nim wymogów w kontekście definicji wymagań niezbędnych oraz pożądanych (dodatkowych)i przekazuje pracownikowi do spraw kadr.
2. Ogłoszenie o naborze przygotowuje pracownik do spraw kadr na podstawie treści informacji, o których mowa w ww. pkt.1 i przedstawia je wojewódzkiemu inspektorowi do akceptacji.
3. Ogłoszenie powinno zawierać elementy określone w ustawie o służbie cywilnej i być zgodne z opisem stanowiska pracy.
4. W ogłoszeniu umieszcza się informacje o sposobie postępowania z ofertami kandydatów po zakończonym naborze.
5. Pracownik do spraw kadr – po zaakceptowaniu ogłoszenia o naborze – zapewnia jego jednoczesną publikację w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Biuletynie Informacji Publicznej Inspektoratu, a także zamieszcza je w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Inspektoratu, zachowując jednolitą treść i formę.

§ 3.

Nabór prowadzony jest w siedzibie WIIH lub w innym miejscu, w przypadku, gdy jest to uzasadnione potrzebami organizacyjnymi naboru albo za pomocą elektronicznych środków łączności (np. Internet).

§ 4.

1. Kandydat przystępujący do naboru składa wymagane dokumenty w formie pisemnej bezpośrednio w siedzibie WIIH lub w formie elektronicznej albo drogą pocztową na adres wskazany w ogłoszeniu oraz w terminie podanym w ogłoszeniu o naborze.
2. W razie złożenia dokumentów drogą pocztową, za datę ich złożenia w terminie uważa się datę nadania.

§ 5.

1. Nabór przeprowadza Komisja rekrutacyjna do przeprowadzenia naboru, zwana dalej „Komisją”.
2. Komisję powołuje wojewódzki inspektor.
3. W skład Komisji wchodzą:
   1. wojewódzki inspektor lub/i zastępca wojewódzkiego inspektora,
   2. naczelnik wydziału lub/i jego zastępca, do którego przeprowadzany jest nabór lub główny księgowy,
   3. pracownik do spraw kadr,
   4. inne osoby wskazane przez wojewódzkiego inspektora.
4. Przewodniczącym komisji jest wojewódzki inspektor lub wskazany przez niego inny członek komisji.
5. W przypadku, gdy dany członek komisji nie może brać udziału w pracach komisji wojewódzki inspektor może odwołać tego członka komisji. Informację o zmianie składu komisji umieszcza się w protokole z naboru.
6. Sekretarzem komisji jest pracownik do spraw kadr.
7. Sekretarz komisji uczestniczy w posiedzeniach komisji wykonując obsługę organizacyjno-techniczną komisji.
8. Przed przystąpieniem do pracy członkowie komisji otrzymują upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zakresie przeprowadzania naboru.

§ 6.

1. Do zadań Komisji należy w szczególności:
   1. ustalenie harmonogramu naboru,
   2. przeprowadzenie czynności selekcyjnych, wyłącznie w oparciu o wymagania wynikające z ogłoszenia o naborze oraz z uwzględnieniem progów zaliczeniowych, o których mowa w § 1 pkt 4,
   3. zapewnienie wszystkim kandydatom jednakowych warunków uczestniczenia w naborze, w tym w szczególności stosowanie pytań lub zadań nakierowanych na ocenę tych samych kompetencji, w oparciu o tę samą  metodę/technikę naboru, gwarantującą porównywalność uzyskanych wyników,
   4. sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru (załącznik – wzór protokołu).

§ 7.

1. Oferty kandydatów gromadzone są przez pracownika do spraw kadr.
2. Po upływie terminu na składanie ofert, określonego w ogłoszeniu o naborze oraz uwzględnieniu czasu niezbędnego na wpłynięcie ofert nadanych w tym terminie, pracownik do spraw kadr przekazuje oferty komisji.
3. Jako czas niezbędny na wpłynięcie ofert w terminie ustala się 10 dni kalendarzowych.
4. Po zapoznaniu się z ofertami kandydatów członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o niepozostawaniu z żadnym z kandydatów w takim stosunku, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności działania członka komisji.

§ 8.

1. Nabór składa się z następujących etapów:
   1. selekcji ofert pod kątem spełnienia wymagań formalnych,
   2. sprawdzianu wiedzy – test merytoryczny jednokrotnego wyboru lub test merytoryczny otwarty,
   3. rozmowy kwalifikacyjnej,
   4. badanie kompetencji kierowniczych (dotyczy naborów na stanowiska, na których kieruje się pracownikami). Odbywa się za pomocą następujących narzędzi:

• wywiad behawioralny – kandydat przedstawia wybraną sytuację ze swojego doświadczenia, opisuje zadania, które wówczas realizował, wszystkie podjęte działania, osiągnięty rezultat, dokonuje oceny własnych działań i ich efektów, wypowiada się na temat ewentualnej modyfikacji własnych zachowań w analogicznej sytuacji w przyszłości,
• wywiad sytuacyjny – kompetencje oceniane są na podstawie intencji i deklaracji kandydata – dotyczy potencjalnych zachowań
  w konkretnej (hipotetycznej) sytuacji,
  5. ustalenia wyniku końcowego pracy komisji oraz wyłonienia lub niewyłonienia kandydatów.

§ 9.

1. Komisja dokonuje selekcji ofert pod kątem spełniania wymagań formalnych.
2. Oferty pracy złożone po terminie nie podlegają rozpatrzeniu.
3. Oferty niespełniające wymogów formalnych zostają odrzucone.
4. Sekretarz komisji sporządza listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. Lista kandydatów zawiera imię i nazwisko kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, a także wyniki selekcji odrębnie dla każdej oferty (załącznik - wzór formularza).
5. Komisja po etapie weryfikacji formalnej ofert podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu/ dopuszczeniu wszystkich kandydatów spełniających wymagania formalne, wynikające z ogłoszenia, do dalszego etapu naboru - sprawdzianu wiedzy.

§ 10.

Sekretarz komisji, z upoważnienia przewodniczącego komisji, niezwłocznie powiadamia wszystkich kandydatów, którzy spełniają wymogi niezbędne o zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru (sprawdzian wiedzy) za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie, informując o terminie i miejscu jego przeprowadzenia.

§ 11.

Kandydaci uczestniczący w poszczególnych etapach prowadzonego naboru informowani są o zasadach dokonywania oceny oraz zaliczenia tych etapów, a także o zasadach kwalifikacji do kolejnego etapu naboru.

§ 12.

1. Sprawdzian wiedzy składa się z pisemnego testu, obejmującego zakres wiedzy niezbędnej do prawidłowego wykonywania zadań na stanowisku wskazanym w ogłoszeniu o naborze.
2. Sprawdzian wiedzy trwa nie dłużej niż 120 minut, przy czym ustala się, że 1 pytanie odpowiada minimum 1 minucie trwania testu, chyba że zachodzi uzasadniona przyczyna przedłużenia czasu np. dla osób ze szczególnymi potrzebami.
3. Sprawdzian wiedzy opracowuje osoba wyznaczona przez wojewódzkiego inspektora (np. naczelnik wydziału). Treść testu jest jednakowa dla wszystkich kandydatów.
4. Metody badające poziom kompetencji kierowniczych opracowują członkowie komisji. Zadania są jednakowe dla wszystkich kandydatów.
5. Ustala się następujący sposób dokonywania ocen kolejnych etapów naboru wymienionych w § 8:

1) Wynik sprawdzianu wiedzy określa się punktowo:

• test wyboru: odpowiedź prawidłowa – 1 punkt, odpowiedź nieprawidłowa albo brak odpowiedzi - 0 punktów,
• test otwarty: odpowiedź prawidłowa – 1 punkt, odpowiedź niepełna – 0,5 punktu, odpowiedź nieprawidłowa albo brak odpowiedzi - 0 punktów,

2) rozmowa kwalifikacyjna: odpowiedź wyczerpująca – 3 punkty, odpowiedź zadowalająca - 2 punkty, odpowiedź niezadowalająca – 1 punkt, odpowiedź nie na temat albo brak odpowiedzi - 0 punktów,

3) badanie kompetencji kierowniczych – 1 punkt – poziom opanowania kompetencji wysoki, - 0,5 punktu – poziom opanowania kompetencji średni, - 0 punktów – poziom opanowania kompetencji niski.

6. Wyniki testu umieszcza się odrębnie dla każdego kandydata, na formularzu kwalifikacji kandydata, po sprawdzianie wiedzy (załącznik – wzór formularza).
7. Wypełniony formularz załącza się do protokołu.
8. Sekretarz komisji, z upoważnienia przewodniczącego komisji, niezwłocznie powiadamia kandydatów biorących udział w sprawdzianie wiedzy o zakwalifikowaniu albo o niezakwalifikowaniu do III etapu naboru (rozmowy kwalifikacyjnej).
9.  Wszystkie etapy naboru, oprócz analizy dokumentów, odbywają się tego samego dnia, chyba, że komisja postanowi inaczej.

§ 13.

1. Etap rozmowy kwalifikacyjnej ma na celu ocenę spełnienia wymagań niezbędnych i dodatkowych oraz kompetencji miękkich określonych w ogłoszeniu o naborze, które nie zostały zbadane w poprzednich etapach naboru.
2. Przed przystąpieniem do etapu rozmowy kwalifikacyjnej komisja ustala jej przebieg, w szczególności przygotowuje zestaw pytań lub zadań zadawanych wszystkim kandydatom.
3. Członkowie komisji indywidualnie dokonują ocen odpowiedzi kandydatów.
4. W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej oceny kandydatów zamieszczane są na formularzu oceny przez członków komisji. Formularze są wypełniane odrębnie przez każdego członka komisji, a następnie są załączane do protokołu (załącznik – wzór formularza).
5. Oceny, o których mowa w ust. 4, przedstawiane są łącznie na formularzu ostatecznego wyniku oceny odpowiedzi kandydatów w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.

§ 14.

Komisja sprawdza wymagania dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze. Wynik sprawdzenia wymagań dodatkowych umieszcza się, odrębnie dla każdego kandydata, na odpowiednim formularzu (załącznik – wzór formularza).

§ 15.

Po przeprowadzeniu wszystkich etapów naborów, komisja ustala wynik końcowy i wyłania nie więcej niż 5 kandydatów spełniających wszystkie wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe albo nie wyłania kandydatów.

§ 16.

1. Sekretarz, niezwłocznie po zakończeniu pracy komisji sporządza protokół z naboru wraz z dokumentacją odzwierciedlającą wszystkie czynności i zdarzenia mające wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik, w tym treści pytań lub zadań oraz kryteria i oceny dokonane w trakcie naboru.
2. Sekretarz, przekazuje wojewódzkiemu inspektorowi protokół z naboru oraz dokumentację, o której mowa w pkt 1.

§ 17.

1. Na podstawie przekazanego protokołu z naboru wojewódzki inspektor podejmuje decyzję w sprawie wyboru kandydata do zatrudnienia spośród wyłonionych kandydatów.
2. Jeżeli w WIIH wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie kandydatów, o których mowa w ust.1.

§ 18.

.Wojewódzki inspektor – za pośrednictwem pracownika do spraw kadr – informuje wyłonionych kandydatów o wyniku przeprowadzonego naboru.

1. Ostateczną decyzję dotyczącą wyboru kandydata do zatrudnienia podejmuje wojewódzki inspektor.
2. Wyniki naboru niezwłocznie zostają upowszechnione w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Biuletynie Informacji Publicznej WIIH oraz w miejscu powszechnie dostępnym w WIIH. Informacja o wynikach naboru powinna zawierać elementy wskazane w przepisach ustawy o służbie cywilnej.

§ 19.

1. Po ogłoszeniu wyniku naboru kandydaci biorący udział w naborze mają prawo wglądu do dokumentów zawierających ich indywidualne wyniki z poszczególnych etapów naboru w okresie 3 miesięcy od momentu ogłoszenia wyniku naboru.
2. Udostępnienie dokumentów odbywa się w siedzibie WIIH w obecności pracownika do spraw kadr.
3. Oferty niewykorzystane kandydaci mogą odebrać w siedzibie WIIH w okresie 3 miesięcy od momentu ogłoszenia wyniku naboru. Po upływie tego okresu będą one zniszczone komisyjnie.

§ 20.

Nabór wewnętrzny polega na przeniesieniu pracownika będącego członkiem korpusu służby cywilnej na wolne stanowisko pracy. Przeniesienie członka korpusu służby cywilnej na wolne stanowisko pracy odbywa się na jego wniosek lub na wniosek naczelnika wydziału lub głównego księgowego, w którym kandydat jest aktualnie zatrudniony. Ostateczną decyzję o przeniesieniu pracownika podejmuje wojewódzki inspektor.